L’entretien professionnel

Chaque agent concerné bénéficie tous les ans d’un entretien professionnel qui permet d’apprécier sa valeur professionnelle. Cet entretien doit être mené par le supérieur hiérarchique direct et donne lieu à un compte rendu qui est classé dans le dossier individuel de l’agent.

Quels sont les agents concernés par ce dispositif ?

• Les fonctionnaires titulaires, quel que soit leur temps de travail. 
• Les agents contractuels, employés sur un emploi permanent à durée indéterminée ou en CDD d’une durée supérieure à 1 an, y compris les agents recrutés par un contrat de projet. 

Les fonctionnaires stagiaires ne sont pas concernés par ce dispositif. Néanmoins, ils bénéficient d’un suivi spécifique tout au long de la période de stage faisant l’objet d’un rapport. 

L’entretien professionnel est un moment privilégié d’échange et de dialogue entre l’agent et son supérieur hiérarchique direct qui permet d’apprécier la valeur professionnelle de l’agent, mais aussi de faire le bilan de l’année passée et de se projeter sur l’année à venir (missions, objectifs…).

7 critères pour apprécier la valeur professionnelle de l’agent

• Les résultats professionnels de l’agent compte tenu des objectifs qui lui ont été assignés ainsi que des conditions d’organisation et de fonctionnement du service dont il relève ; 
• Les objectifs assignés à l’agent pour l’année à venir et les perspectives d’amélioration de ses résultats professionnels compte tenu, le cas échéant, des évolutions prévisibles en matière d’organisation et de fonctionnement du service ; 
• La manière de servir ; 
• Les acquis de l’expérience professionnelle ; 
• Le cas échéant, les capacités d’encadrement ; 
• Les besoins de formation ; 
• Les perspectives d’évolution professionnelle de l’agent, ses projets de préparation aux examens professionnels et aux concours, ses souhaits de mobilité s’il est fonctionnaire. 

En conséquence, une préparation de l’entretien est nécessaire par les deux parties pour que ce dernier soit efficace et constructif. 

L’entretien professionnel est également, pour la collectivité, l’occasion de faire le point sur : 

• l’organisation des services : pilotage des activités, encadrement, diagnostic de fonctionnement, gestion des objectifs et des résultats (collectifs et individuels)… 
• la gestion des ressources humaines : déroulement de carrière, plan de formation, référentiel de compétences, politique de rémunération… 

En préparation des entretiens professionnels, et afin de créer les conditions de leur réussite, il est conseillé de :  

• Informer les évaluateurs des attentes de la collectivité concernant l’entretien professionnel et rappeler les différentes étapes de l’entretien ; 
• Informer les évaluateurs de la période pendant laquelle les entretiens professionnels se dérouleront ; 
• Transmettre le support de l’entretien professionnel et les fiches de postes des agents suffisamment tôt aux évaluateurs pour qu’ils puissent s’approprier la démarche ; 
• Fournir des données prospectives en amont de l’entretien à chaque évaluateur concernant chaque agent (compte personnel de formation, formations suivies, évolutions statutaires de carrière …) ; 
• Prévoir une organisation des entretiens favorables à l’écoute et au dialogue (écoute active, analyse des besoins, conduite d’entretien). 

L’agent est convoqué 8 jours au moins avant la date de l’entretien professionnel par le supérieur hiérarchique direct. 

La convocation est accompagnée de la fiche de poste de l’évalué et d’un exemplaire de la fiche d’entretien professionnel servant de base au compte-rendu. 

L’entretien professionnel doit être l’occasion d’un dialogue constructif et approfondi entre l’évaluateur et l’évalué.  

• Un 1^e temps d’analyse de l’année passée. Les résultats obtenus par l’agent sont abordés au regard des objectifs qui lui avaient été fixés et aux conditions d’organisation et de fonctionnement de son service. 
• Un 2^e temps de projection sur l’année à venir. Il s’agit de définir les objectifs de l’agent pour l’année à venir et les perspectives d’amélioration de ses résultats, sa manière de servir, les acquis de son expérience professionnelle, le cas échéant, la manière dont il exerce ses fonctions d’encadrement, ses besoins en formation et ses perspectives d’évolution en termes de carrière et de mobilité. 
• Tout au long de l’entretien, l’agent est invité à formuler ses observations et propositions sur l’évolution du poste et le fonctionnement du service. 

7 critères d’évaluation de la valeur professionnelle de l’agent (voir plus haut) doivent être abordés au cours de l’entretien et renseignés sur le compte rendu ainsi que les autres sujets évoqués librement. 

Le compte rendu doit exposer : 

• les 7 critères obligatoirement évoqués ; 
• l’ensemble des autres sujets qui ont pu être abordés ; 
• une appréciation littérale traduisant la valeur professionnelle de l’agent. 

Le compte rendu est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct et doit être notifié à l’agent dans un délai maximum de 15 jours. Celui-ci peut le compléter puis le signer. Une fois le compte rendu éventuellement complété et signé à son tour par la collectivité, il est versé au dossier de l’agent. 

L’agent peut demander une révision du compte rendu de l’entretien professionnel (CREP). Voici les voies possibles. 

La demande de révision auprès de l’autorité territoriale

Dans un délai de quinze jours francs suivant la notification de son CREP, l’agent peut saisir l’autorité territoriale d’une demande de révision de ce compte-rendu. L’autorité territoriale notifie sa réponse dans un délai de 15 jours à compter de la date de réception de la demande de révision du CREP. Il est à noter que l’absence de réponse dans ce délai serait considérée comme un rejet de la demande.  

La saisine de la CAP/CCP

Si le désaccord persiste après la demande de révision de CREP auprès de l’autorité territoriale, l’agent peut saisir, dans un délai d’un mois à compter de la notification de la réponse formulée par l’autorité territoriale :  

• La Commission Administrative Paritaire (CAP) : pour les fonctionnaires 
• La Commission Consultative Paritaire (CCP)  : pour les contractuels 

Les CAP/CCP peuvent proposer à l’autorité territoriale la modification du CREP. L’avis des CAP/CCP est simple et ne lie pas l’autorité territoriale. L’autorité territoriale communique à l’agent, qui en accuse réception, le compte rendu définitif de l’entretien professionnel. 

Le recours devant le tribunal administratif

L’agent peut également exercer un recours contentieux auprès du tribunal administratif. Celui-ci doit être réalisé dans un délai de 2 mois à compter, soit :  

• De la notification initiale du CREP ; 
• De la réponse de l’autorité territoriale à la demande gracieuse de révision ; 
• De la communication du CREP éventuellement révisé après avis de la CAP/CCP ; 
• De la réponse explicite ou implicite de rejet au recours gracieux ; 

L’agent peut introduire un recours contentieux directement auprès du tribunal administratif sans avoir au préalable fait de demande de révision auprès de la CAP/CCP ou de recours gracieux.