Réaliser une enquête administrative
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Qu’est-ce qu’une enquête administrative ?
Une enquête administrative est un outil mis à la disposition de l’autorité territoriale lorsqu’un incident interne lui est remonté : faute, comportement inapproprié, conflit, harcèlement… Dans de telles situations, l’enquête permet à l’employeur :
- de s’assurer de la véracité des faits et des circonstances qui lui sont rapportés.
- de décider, en fonction des informations recueillies, des mesures à prendre (mesures organisationnelles, procédure disciplinaire, mesures individuelles, protection fonctionnelle, imputabilité au service, signalement au procureur…)
Il ne s’agit en aucun cas d’une obligation légale ou réglementaire : seule l’autorité territoriale peut décider de déclencher ou non une enquête administrative. Celle-ci peut être menée en parallèle d’une enquête judiciaire.
Dans quelles situations réaliser une enquête ?
Une enquête administrative peut être réalisée à chaque fois qu’elle apparaît justifiée, elle n’est pas enfermée dans un domaine particulier. Cependant, voici les situations pour lesquelles elle est le plus souvent déclenchée.
Lorsqu’une procédure disciplinaire est engagée, l’enquête permet de confirmer ou non le(s) fait(s) constitutif(s) d’une faute, d’étayer factuellement le dossier disciplinaire et d’aider l’autorité territoriale à définir le niveau de sanction.
Lorsque des signalements pour des actes de violence, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel et d’agissements sexistes interviennent, l’enquête permet d’établir ou non la véracité des faits reprochés.
Lorsqu’un accident est imputé au service, l’enquête permet de confirmer ou non la causalité.
Comment réaliser une enquête et avec qui ?
L’enquête administrative est réalisée par un tiers neutre et impartial à la demande de l’autorité territoriale. Elle est menée sous forme d’auditions individuelles et peut être complétée par le recueil de documents ou de toute autre information utile. Les investigations font l’objet, in fine, d’un rapport qui aide l’autorité territoriale à prendre diverses mesures.
L’enquêteur doit établir les faits et l’enchaînement des causes qui en sont à l’origine, avec rigueur, neutralité, impartialité et objectivité.
L’autorité territoriale est le commanditaire de l’enquête. En ce sens, elle doit respecter les termes de la commande (méthodologie, échéances…), être disponible durant l’enquête et s’engager à mettre à disposition les documents et informations nécessaires à son bon déroulement.
Pour préparer l’enquête, l’enquêteur rassemble les informations générales (organigramme, dispositifs internes…) et peut consulter le dossier des agents concernés.
Une réunion préparatoire peut être organisée afin de fixer le cadre de l’enquête (calendrier, méthodologie, déontologie, etc).
Le recueil des témoignages est une étape essentielle de l’enquête. Pour être objective, celle-ci doit être menée à charge et à décharge. En ce sens, il est conseillé d’entendre l’ensemble des agents d’un même service pour ne pas créer de discrimination, mais également les témoins directs et ceux demandés par l’agent incriminé. Il est aussi recommandé d’impliquer les responsables hiérarchiques.
Les auditions permettent :
- de recueillir toutes les déclarations utiles (agents concernés, témoins, hiérarchie…) ;
- d’établir la matérialité des faits ;
- de reconstituer la chronologie des faits ;
- d’analyser le contexte (relations individuelles et collectives, respect des procédures…).
C’est l’enquêteur qui détermine, seul, la liste des personnes à auditionner.
Les auditions peuvent être complétées par des investigations supplémentaires. Le recueil de documents permet notamment de compléter, conforter ou infirmer les témoignages recueillis. Il permet également de consolider le rapport final.
À l’issue des investigations, l’enquêteur établit un rapport. Celui-ci doit être rédigé de manière objective et délivrer des informations précises et étayées d’éléments probants et concordants. Le rapport doit par ailleurs respecter la confidentialité de certaines informations (santé, opinions politiques, activités syndicales…).
Le rapport se compose généralement ainsi (liste non obligatoire et non exhaustive) :
- le rappel des faits ;
- l’analyse des causes et des conséquences ;
- la qualification des manquements professionnels ou déontologiques et de leurs auteurs ;
- l’ensemble des comptes rendus d’audition et éléments documentaires permettant d’attester des faits, des comptes rendus éventuels de visites ou d’autres démarches (entretiens téléphoniques, recherches auprès d’autres administrations…) ;
- des préconisations sur les suites à donner ;
- des conseils d’ordre organisationnels (formation en interne, réorganisation…).
L’autorité territoriale peut prendre une décision sur la base du rapport de l’enquête administrative. Il est toutefois libre des suites à donner.
Le CDG vous accompagne
Fort de son expertise juridique, le CDG 35 peut vous accompagner et assurer le rôle d’enquêteur, en apportant le regard neutre d’un « tiers de confiance » ainsi que des préconisations en ce qui concerne tant la situation individuelle ou collective d’agents que le fonctionnement à proprement parlé de la collectivité, préconisations qu’il vous appartiendra de suivre ou non, ou partiellement.
L’enquête de déroule en 3 temps :
- Réalisation des auditions (protagonistes, témoins…) et rédaction des procès-verbaux
- Rédaction du rapport d’enquête
- Restitution auprès de l’autorité territoriale du rapport et des préconisations