Gérer la modernisation des systèmes d’information (SI) et la dématérialisation

Les habitudes numériques des usagers, les enjeux de sécurité, de protection des données et d’archivage, le développement toujours plus rapide des technologies ou encore les attentes en termes de sobriété et d’inclusion numérique obligent les collectivités à moderniser leurs outils, leurs pratiques et leurs organisations. Alors-même qu’elles manquent souvent de moyens et de compétences en interne. Pour vous soutenir sur ces sujets, les équipes du CDG vous conseillent, vous guident et vous proposent des accompagnements à la carte.

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Assurer et sécuriser la gestion des systèmes d’information

De nombreuses collectivités sont confrontées à des difficultés dans la gestion de leur système d’information

Ces difficultés peuvent être :

  • d’ordre technique (parc vieillissant ou hétérogène),
  • ou de l’ordre des compétences (difficulté à mener des projets demandant une expertise technique poussée, manque de compétences pour évaluer les propositions des prestataires et leurs devis). 

De fait, dans la plupart des collectivités, il n’existe pas de poste dédié à l’informatique et c’est, bien souvent, la secrétaire générale de mairie, un animateur multimédia ou un adjoint, qui gère au quotidien les dossiers informatiques. Les utilisateurs, eux, sont généralement démunis en cas de perturbation technique ou lorsqu’ils sont confrontés à des difficultés d’utilisation des matériels ou logiciels. 

Pour pallier le manque de compétences internes, l’externalisation auprès d’un prestataire est souvent la solution privilégiée

Il peut s’agir d’un projet global d’évolution du système d’information, de mutualisation des moyens entre plusieurs communes, ou d’un projet plus spécifique (changement de système de téléphonie, remplacement du serveur de données et d’applications, choix du mode d’hébergement…).  

Dans ce contexte, il est fortement recommandé de demander l’avis d’un tiers qui n’a pas d’intérêt particulier et qui pourra aider à :  

  • être rigoureux dans l’état des lieux, le diagnostic et les préconisations  
  • être vigilant dans la rédaction du cahier des charges et le choix du prestataire ou de la solution,  
  • être en capacité de suivre le projet, du diagnostic à la mise en production. 

Mener à bien la dématérialisation des services

Par ailleurs, et au-delà des obligations réglementaires en matière de télétransmissions (chaîne comptable et actes), la dématérialisation et l’évolution des usages numériques s’imposent aujourd’hui aux collectivités comme un levier majeur de la modernisation des services.

Il faut y voir une opportunité : 

  • de moderniser les équipements, le matériel ou les logiciels (cf. plus haut),  
  • mais aussi de moderniser les pratiques et l’organisation des procédures de gestion (circuits de validation, travail collaboratif, archivage numérique…), toujours dans un souci de simplification des démarches, de fluidification des échanges et de sécurisation des données. 

Quelques exemples

  • Dématérialiser une fonction interne : gestion du courrier, gestion des assemblées, bases contact, décentralisation des achats et des engagements, élaboration budgétaire.
  • Développer des usages numériques collaboratifs : intranet, messagerie, réservation des ressources. 
  • Acquérir un nouveau logiciel métier : finances, RH, comptabilité analytique, périscolaire, services techniques, relations citoyens…  
  • Travailler sur son arborescence et ses règles de nommage ou d’entamer une réflexion sur l’archivage électronique.  
  • … 

Le CDG vous accompagne

Les équipes du CDG peuvent jouer un rôle de tiers, neutre et expert, en vous accompagnant dans vos projets de modernisation et transformation numérique : analyse, préconisations, mise en place et suivi de vos projets. 

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