Mettre en place les outils de l’organisation
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L’écosystème de la collectivité
L’organisation d’une collectivité s’articule autour de 3 types d’acteurs dont les fonctions et les rôles se distinguent et se complètent :
- les élus qui définissent le projet politique et la feuille de route pour chaque adjoint ;
- la direction qui le met en œuvre à travers un projet d’administration, en garantit le cadre (organigramme, projet de service, circuits de décision, mode projet) ;
- les services qui assurent les missions avec un rôle pivot des encadrants auprès des agents (organisation des équipes, définition des missions, gestion des moyens).
Le projet d’administration
Le projet d’administration traduit les orientations politiques des élus en objectifs opérationnels structurants pour l’ensemble de la collectivité. Il constitue un levier de pilotage stratégique permettant d’aligner l’organisation, les moyens et les actions autour d’une vision partagée.
Cette démarche permet :
- de clarifier les priorités de la collectivité au regard des orientations politiques ;
- de structurer une dynamique d’amélioration continue ;
- de renforcer la cohérence et la transversalité entre les services ;
- de donner aux encadrants et agents un cadre pour proposer, innover, faire évoluer les pratiques ;
- de construire une mise en adéquation entre les objectifs définis par la direction et les ressources mobilisables.
L’analyse de l’organigramme peut enrichir cette démarche en questionnant notamment :
- la déclinaison des politiques publiques dans l’organisation administrative ;
- les niveaux d’autonomie et les circuits de décision internes ;
- la cohérence entre l’organisation politique (commissions, délégations) et l’organisation des services.
Le projet de service
Le projet de service décline les objectifs stratégiques de la collectivité à l’échelle d’un service ou d’une direction. Il constitue un outil de pilotage opérationnel qui permet de structurer l’action, de renforcer la lisibilité des missions et de mobiliser les équipes autour d’une feuille de route claire et partagée.
Il permet notamment de :
- préciser les finalités, les missions et les objectifs du service en cohérence avec les orientations politiques et administratives ;
- organiser et mobiliser les ressources humaines, matérielles et budgétaires de manière optimale ;
- structurer une démarche d’innovation et d’amélioration continue des pratiques professionnelles ;
- favoriser la cohésion et l’engagement des équipes en donnant du sens à l’action collective.
Les outils RH
La gestion des ressources humaines apparaît comme un domaine essentiel au développement de la qualité des services publics locaux. Afin d’assurer la bonne marche du service public et améliorer la qualité de vie au travail, les collectivités territoriales et établissements publics locaux doivent disposer d’agents formés, compétents, motivés, positionnés sur des postes adaptés avec un rôle et des responsabilités bien définies.
Différents outils opérationnels peuvent aider à une meilleure gestion des ressources humaines :
Il permet de représenter de manière formelle et schématique la structure organisationnelle de la collectivité. Il donne ainsi des indications sur les choix stratégiques de la collectivité, les niveaux de responsabilités et les liens hiérarchiques, la répartition des activités qui la composent, la typologie de structure choisie (structure matricielle, divisionnelle, fonctionnelle, hiérarchique…).
Cette cartographie simplifiée permet de visualiser les différentes relations ainsi que les rapports de subordination, d’où une vision simple et claire de la réalité des organisations souvent plus complexe.
Ce document recense les missions et activités d’un poste au sein de la structure, ainsi que les compétences et moyens requis. Les conditions spécifiques d’exercice du poste, les critères pris en compte par le RIFSEEP doivent également y figurer.
C’est un outil de communication et un cadre de référence commun : elle permet le dialogue avec son N+1, le bilan de l’activité et la définition d’objectifs, le repérage des difficultés, des réussites. La fiche de poste constitue un outil de base à l’entretien professionnel annuel.
Il s’agit d’une formalisation de l’ensemble des principales règles et dispositions de la collectivité opposables au personnel. Il garantit une connaissance partagée des règles de fonctionnement. Il constitue ainsi un outil facilitateur pour les encadrants dans le pilotage quotidien des services.
Ce document :
- fixe les règles de fonctionnement interne à la collectivité ;
- rappelle les garanties qui sont attachées à l’application de ces règles ;
- précise les principes généraux d’utilisation de l’espace et du matériel, ainsi que des règles relatives à l’hygiène et à la sécurité.
Le plan de formation, dont le caractère est obligatoire, organise le programme des actions de formation résultant de la rencontre entre les souhaits de professionnalisation et d’évolution des agents et les besoins de la collectivité.
Il peut prendre la forme suivante :
- Une première partie qui explique la politique de formation prévue pour l’année à venir. Celle-ci permet d’introduire le plan, de communiquer les objectifs visés par les formations et les orientations prioritaires retenues par la Direction générale pour l’année.
- Une seconde partie sous forme de tableau présente de façon synthétique les actions de formation envisagées.
C’est un document qui permet de clarifier et de définir les différentes règles dans lesquelles s’inscrit le droit à la formation dans la collectivité. Il apporte des réponses à des questions qui ne figurent pas dans les textes officiels concernant les choix et la mise en œuvre de la politique formation.
Ce document constitue un outil de sensibilisation et de communication sur la politique de formation de la collectivité. Il présente les dispositifs de formation, ainsi que les conditions d’exercice de la formation en vigueur dans la collectivité.
Le RSU compile les données de l’année écoulée relatives aux ressources humaines d’une collectivité (effectifs, statuts, mobilités, parcours professionnels, formation, rémunération, égalité femmes/hommes, santé et sécurité au travail, organisation du travail et amélioration des conditions et de qualité de vie au travail, action sociale et protection sociale, discipline… ).
La GPEEC est une démarche stratégique qui permet à la collectivité d’anticiper les évolutions de ses métiers, de ses effectifs et de ses compétences.
L’entretien professionnel est un moment privilégié de rencontre et le lieu d’un échange constructif entre un manager et son collaborateur. Au cours de cet entretien, le collaborateur va faire son propre bilan, confronter son analyse avec celle du manager, discuter de ses objectifs, de ses conditions de travail, de ses aspirations, de ses besoins.
Il porte sur :
- les résultats professionnels ;
- les objectifs assignés à l’agent pour l’année à venir et les perspectives d’amélioration de ses résultats ;
- la manière de servir de l’agent ;
- les acquis de son expérience professionnelle ;
- le cas échéant ses capacités d’encadrement ;
- les besoins de formation ;
- les perspectives d’évolution professionnelle de l’agent en termes de carrière et de mobilité.
Le CDG vous accompagne
Nos consultants en organisation vous accompagnent dans votre évolution sur une diversité de problématiques :
Contact et ressources utiles
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Guide des outils-clés de l’organisation RH
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Modèle de fiche de poste
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Guide de la formation
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Guide sur l’entretien professionnel
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Modèle de support pour l’entretien professionnel évaluateur
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Modèle de support pour l’entretien professionnel agent évalué
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Notice d’accompagnement demande d’avis du CST sur les critères d’appréciation de la valeur professionnelle